En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S., ha implementado la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, con el fin de impartir un debido tratamiento a la información proporcionada dentro de cualquier registro de datos personales, realizado directamente, a través de la página www.avanzarsoluciones.com Política que contempla el manejo de solicitudes de peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de este tipo de información.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a todas las personas naturales o jurídicas que tengan o hayan tenido alguna relación con ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. y que sus datos personales se encuentren en sus bases de datos.
Marco Legal
La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política artículo 15, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, el Decreto 1074 de 2015, Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, Título V y demás disposiciones complementarias que las modifiquen, adicionen o complementen las cuales serán aplicadas por ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
Los siguientes son los principios rectores del Tratamiento de sus Datos Personales y LA EMPRESA como entidad respetuosa de la ley acatará: (i) Principio de Legalidad, (ii)Principio de Finalidad, (iii) Principio de Libertad, (iv) Principio de Veracidad o Calidad, (v) Principio de Transparencia, (vi) Principio de Acceso y Circulación Restringida, (vii) Principio de Temporalidad del dato, (viii) Principio de Seguridad y (ix) Principio de Confidencialidad.
Definiciones
Para efectos de la interpretación y aplicación de la presente política solicitamos tener en cuenta las siguientes definiciones:
Objetivo
A través del presente documento, se establece la Políticas de Tratamiento de Datos Personales de ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. el cual tendrá como alcance la aplicación de todas las bases de datos donde se almacene información personal y sea objeto de tratamiento por parte de la compañía, en adelante ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S.
ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S entiende por protección de datos todas aquellas medidas tomadas a nivel físico, técnico y jurídico para garantizar que la información de los Titulares – personas naturales – (clientes, empleados, ex empleados, proveedores, acreedores, etc.), esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a ella por parte de personas no autorizadas así como que su uso y conservación sea adecuado.
Base de Datos
Las bases de datos en las que la empresa ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. actúa como responsable y encargada del tratamiento. En el tratamiento de los datos contenidos en las siguientes bases de datos, ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. actúa tanto en calidad de Responsable, toda vez que son quienes recaudan la información y toman las decisiones sobre el tratamiento de los datos, como en calidad de Encargada, en la medida que es quien realiza el Tratamiento de datos.
A continuación se mencionan las 3 bases de datos sobre las cuales ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. realiza el tratamiento de información personal:
Base de datos de clientes
Bases de datos de empleados, ex empleados y aspirantes
Base de Datos de Proveedores
Bases de Datos Sensibles
Para los efectos del manejo de los Datos Sensibles, LA EMPRESA ha obtenido la correspondiente autorización de los Titulares cuya información reposa en sus Bases de Datos y obtendrá la autorización de manera previa, siempre que se trate de nuevos datos.
Para el tratamiento de los datos sensibles LA EMPRESA ha cumplido con las siguientes obligaciones:
Registro de las Bases de Datos
De conformidad con la normatividad colombiana, las bases de datos anteriormente mencionadas serán inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos.
Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos Personales
LA EMPRESA por medio de la “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales” ha adoptado procedimientos para solicitarle al usuario, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.
Al crear su cuenta, el usuario autoriza a LA EMPRESA a recolectar, suministrar, transferir, transmitir, analizar, verificar y usar sus datos personales y/o empresariales, datos financieros, contables, y en general aquellos datos relacionados con el giro ordinario de su negocio.
Asimismo, autoriza a compartirlos siempre que sea necesario para procesos de pagos, estrategias comerciales u otros temas afines al negocio que busquen el beneficio del usuario, con proveedores, empresas filiales, vinculadas, subordinadas o aliadas de LA EMPRESA ubicadas en Colombia o en terceros países con el fin de que éstas puedan almacenarlos, analizarlos, usarlos, consultarlos y verificarlos ante operadores de información y riesgo, y contactar al usuario para enviarle información, hacerle ofertas comerciales de productos y servicios, o para el mantenimiento de los mismos.
Como Titular de información, el usuario acepta y entiende el derecho que le asiste a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para su tratamiento, ser informado sobre el uso que se ha dado a los mismos, presentar quejas ante la SIC, revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos en los casos en que sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos.
La autorización otorgada por el Titular a LA EMPRESA, cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste: Por escrito, De forma oral, Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a LA EMPRESA la autorización respectiva. En ningún caso su silencio será asimilado por LA EMPRESA como una conducta inequívoca.
LA EMPRESA ha establecido el correo electrónico reorganizacion@avanzarsoluciones.com, como los canales para que el Titular de los datos, pueda en todo momento solicitar como Responsable o Encargado del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de los mismos.
Medidas de seguridad y cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos RGPD/GDPR en inglés (General Data Protection Regulation)
ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. recopila y almacena toda la información de los usuarios. La cual se aloja en la plataforma Bitrix, únicamente se puede acceder a los datos de la cuenta con usuario y contraseña. La información almacenada cumple con los estándares de seguridad vigentes.
ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. dispone de un protocolo de seguridad establecido y que es seguido por todo el equipo de trabajo, para que al momento en que el usuario solicite sus datos le sean entregados o eliminados, según lo requiera.
Los datos que se recopilan dentro de ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. son todos los referentes al negocio.
ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. utiliza herramientas e integraciones con terceros para el manejo de información que cumplen con el reglamento RGPD/GDPR con fines específicos sin derecho a ser compartidos o usados con un propósito distinto al que autorizó inicialmente el usuario.
Los nuevos miembros del equipo de trabajo de ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. son capacitados al momento de su ingreso con todas las normas de seguridad sobre los datos que se almacenan en ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S, para un uso apropiado de esta información.
Uso y Finalidad del Tratamiento de Datos Personales
LA EMPRESA recolecta, registra, almacena, usa los datos personales de los Titulares, para su propio uso con los propósitos que fueron solicitados o por requerimientos de las entidades públicas.
Los Datos Personales de los Titulares son utilizados de forma general por LA EMPRESA para:
Respecto de la recolección y tratamiento de datos realizados mediante mecanismos automatizados con el objeto de generar registros de actividad de los visitantes, LA EMPRESA sólo podrá utilizar dicha información para la elaboración de informes que cumplan con los objetivos señalados. En ningún caso podrá realizar operaciones que impliquen asociar dicha información a algún usuario identificado o identificable.
Los Datos Personales serán utilizados por LA EMPRESA sólo para los propósitos aquí señalados, por lo tanto, LA EMPRESA no venderá, licenciará, transmitirá o divulgar los Datos Personales, salvo que:
Para el manejo interno de los datos, éstos podrán ser conocidos por el personal autorizado de LA EMPRESA, lo cual incluye la Asamblea General de Accionistas, las distintas direcciones.
LA EMPRESA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando ello ocurra, dichos terceros estarán obligados a proteger los Datos Personales en los términos exigidos por la ley y en su condición de Encargados del manejo de las Bases de Datos de LA EMPRESA.
En el caso de transmisión de datos personales, LA EMPRESA suscribe el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1074 de 2015.
Igualmente, LA EMPRESA podrá transferir o transmitir (según corresponda), guardando las debidas medidas de seguridad, los datos personales a otras entidades en Colombia o en el extranjero para la prestación de un mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales.
Una vez cese la necesidad de Tratamiento de los Datos Personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de LA EMPRESA en términos seguros, salvo que sea necesaria u obligatoria su conservación en cumplimiento de la normativa aplicable o de alguna obligación previamente adquirida.
Aviso de Privacidad
ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. declara que protege los datos personales suministrados por los titulares en virtud de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 e informa a éstos que los datos personales serán utilizados en los términos dados en la autorización por el titular del dato.
Los datos personales suministrados por el Titular serán utilizados por LA EMPRESA para cumplir con su objeto de prestación de servicios jurídico financieros, así como los fines previstos en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales.
Los datos serán objeto de recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación y copia de seguridad de conformidad con lo previsto en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales.
El Responsable y Encargado del Tratamiento de los datos será ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. El tratamiento podrá realizarse directamente por ALIANZ A JURÍDICA AVANZAR S.A.S. o por el tercero que esta determine.
Vigencia de los datos: Los datos personales suministrados por los Titulares se mantendrán almacenados de acuerdo con lo dispuesto en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales.
El Titular tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar, revocar, solicitar la supresión, presentar quejas y reclamos y demás derechos contenidos en la ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, respecto de los datos suministrados.
Derechos del Titular de la Información
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos del Titular de Datos
Los derechos de los Titulares, podrán ser ejercidos ante LA EMPRESA por las siguientes personas:
Protección de Datos Personales de Menores de Edad y Adolescentes.
En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y en la Sentencia C-748 de 2011, las Sociedades aseguran que el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes será realizado únicamente cuando se cumplan los siguientes criterios:
En todo caso, en las actividades educativas y pedagógicas, así como en las actividades comerciales y de mercadeo que se realicen se deberá contar con la autorización previa, expresa, informada y facultativa del padre o madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.
Procedimiento para Consultas
Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, podrán consultar la información personal del Titular que repose en las base de datos de LA EMPRESA. LA EMPRESA como Responsable y/o Encargada del Tratamiento suministrará la información solicitada que se encuentre contenida en la base de datos o la que esté vinculada con la identificación del Titular. El titular acreditará su condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de identidad que podrá suministrar en medio físico o digital, en caso de que el titular esté representado por un tercero, deberá allegarse el respectivo poder, que deberá contener el respectivo contenido ante notario, el apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.
La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por LA EMPRESA y en especial a través de comunicación escrita o electrónica, dirigida a la dependencia y persona indicada en el presente Manual. La consulta será atendida por LA EMPRESA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible para LA EMPRESA atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en este Manual que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, LA EMPRESA podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
Procedimiento para Reclamos
Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos de LA EMPRESA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante LA EMPRESA como Responsable y/o Encargada del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
Si el reclamo resulta incompleto, LA EMPRESA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por LA EMPRESA, sin que el solicitante presente la información requerida, LA EMPRESA entenderá que se ha desistido del reclamo.
En caso que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez LA EMPRESA reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique: «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo por parte de LA EMPRESA será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible para LA EMPRESA atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Canales Habilitados
Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por LA EMPRESA para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita, así:
Deberes de ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. como Responsable y Encargado del Tratamiento de los Datos Personales
Son deberes de ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley:
Medidas de Seguridad de la Información Aplicadas al Tratamiento de Base de Datos
ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad. Permanentemente se realiza monitoreo al sistema a través de análisis de vulnerabilidades.
El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores.
Todos los funcionarios han suscrito cláusulas de confidencialidad en sus contratos y están comprometidos con la manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.
ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. ha implementado todos los mecanismos de seguridad vigentes en el mercado acordes con sus productos. Además, ha desplegado una serie de documentos y actividades a nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica; no obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, el ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento. Los presentes lineamientos son aplicables de cumplimento obligatorio para los portales web propiedad de ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. , y de aquellos que a futuro se adquieran o se desarrollen.
Prohibiciones
Se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento a la normatividad:
El acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del datopersonal y/o de ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. Incurrir en esta prohibición por parte de los empleados de la empresa acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley.
La cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de la empresa y contar con la autorización del custodio de la base de datos.
El acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la norma sobre el buen uso de los recursos informáticos de las empresas y/u otras normas expedidas por ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. para estos fines. Los datos sensibles que llegaren a identificarse en el proceso de auditoría, serán informados al usuario del recurso informático, con el fin de que este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, la empresa ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. procederá a eliminarlos de manera segura.
A los destinatarios de esta Norma cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de la empresa ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. según el caso.
El tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia. En casos de tratamiento de estos datos la autorización deberá ser otorgada por los representantes legales, según el caso.
Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos
La responsabilidad en el tratamiento de los datos personales en ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. está en cabeza de todos los empleados, al interior de cada área deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la norma, dada su condición de custodios de la información personal que está contenida en los sistemas de información de LA EMPRESA.
ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. ha designado el área de recursos humanos como responsable del cumplimiento de esta política y estará atenta para resolver peticiones, consultas, y reclamos y para realizar cualquier actualización, rectificación, supresión y revocatoria de autorización de manejo de datos personales, a través de los canales dispuestos para tal efecto.
El área encargada será el área de recursos humanos
Transferencia y Transmisión Internacional de Datos Personales
ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares. Para la transferencia y transmisión de datos personales de los titulares ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con LA EMPRESA y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. En conformidad con la Ley 1581 de 2012, informamos que los datos suministrados por los usuarios serán registrados en nuestros servidores que se encuentran alojados por fuera del territorio colombiano. Al aceptar los términos y condiciones de uso de la plataforma el usuario autoriza a Seguridad en Línea al tratamiento de sus datos para efectos nombrados en la presente política.
Por su parte, respecto de aquellos datos personales que el usuario (cliente, proveedor, empleado, etc) entrega, comparte, transmite o transfiere a ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. en virtud de la relación existente entre ellos, el usuario garantiza a ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. que ha obtenido la previa y expresa autorización por parte del titular de los datos personales para que éstos puedan ser tratados por ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. con las finalidades específicas para los cuales fueron entregados, compartidos, transmitidos o transferidos y, ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. por su parte, se obliga a tratarlos ajustado a todo lo indicado en la presente Política.
El usuario mantendrá indemne a ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. frente a cualquier demanda, reclamación o acción legal derivada del tratamiento realizado por ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. de datos personales suministrados por el usuario sin contar la previa y expresa autorización del titular de los datos personales.
Modificaciones a la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos
ALIANZA JURÍDICA AVANZAR S.A.S. se reserva el derecho de modificar la presente política según lo requiera para su funcionamiento y cumplimiento normativo. No obstante lo anterior, en caso de haber cambios sustanciales en el contenido de la política de Tratamiento de Datos Personales se dará a conocer su última versión a través de medios físicos o electrónicos.
Fecha de Entrada en Vigencia
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 25 de febrero de 2026 y entra en vigencia a partir de su publicación. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: www.avanzarsoluciones.com
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